Präambel
§ 1 Allgemeines
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
§ 6 Kommunikation per E-Mail
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
§ 9 Verarbeitungsbefugnisse nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben
§ 10 Inkrafttreten

Präambel
Die Luther-Akademie e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen, hinsichtlich der Mitgliederverwaltung, der Öffentlichkeitsarbeit der Luther-Akademie). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der Luther-Akademie zu gewährleisten, gibt sich die Luther-Akademie die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1
Allgemeines
Die Luther-Akademie verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Tagungen, Beteiligten am Förderpreis für Luther-Forschung sowie ehrenamtlich und ggf. hauptamtlich Mitarbeitenden sowohl automatisiert über ein EDV-Programm als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten
offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen die Luther-Akademie, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.


§ 2
Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
(1) Die Luther-Akademie verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
(2) Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet die Luther-Akademie insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Titel, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geschlecht, Geburtsdatum, Datum des Beitritts zur Luther-Akademie, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Luther-Akademie,
ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit.

§ 3
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
(1) Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit können personenbezogene Daten in öffentlichen Informationspublikationen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
(2) Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen.
(3) Die Veröffentlichung von Fotos und Videos erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
(4) Auf der Internetseite der Luther-Akademie werden die Daten der Mitglieder des Vorstands und weiterer Funktionsträger mit Titel, Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4
Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Sekretär und der Geschäftsstelle zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Diese stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt
und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5
Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
(1) Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Luther-Akademie (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
(2) Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Mitglieder der Luther-Akademie nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt oder wenn dies nach der Datenschutz-Grundverordnung zulässig ist. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, die bei den Tagungen ausliegen oder an die Teilnehmer verteilt werden oder in
die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
(3) Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach dieser Verwendung nicht für andere Zwecke verwendet werden.

§ 6
Kommunikation per E-Mail
(1) Für die Kommunikation per E-Mail kann die Luther-Akademie einen Luther-Akademie- E-Mail -Account einrichten, der im Rahmen der internen Kommunikation der Mitglieder der Luther-Akademie genutzt werden kann.
(2) Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als ›bcc‹ zu versenden.

§ 7
Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle ehren- und hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Luther-Akademie, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Mitarbeitende für die Geschäftsführung), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8
Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
(1) Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, durch den Sekretär, durch die Geschäftsstelle und oder durch den Administrator vorgenommen werden.
(2) Die für die Öffentlichkeitsarbeit Zuständigen sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
(3) Die Kommunikation über Facebook und Twitter bedarf der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Diese Genehmigung ist schriftlich zu dokumentieren. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die
Genehmigung widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 9
Verarbeitungsbefugnisse nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben
Alle ehren- und hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Luther-Akademie dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Erhebung, Nutzung oder Weitergabe der Daten untersagt.

§ 10
Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch die Mitgliederversammlung zum frühest möglichen Zeitpunkt am 26. September 2018 beschlossen. Sie wird auf der Homepage der Luther-Akademie veröffentlicht.