Preambuła
§ 1 Ogólnie
§ 2 Przetwarzanie danych osobowych członków
§ 3 Przetwarzanie danych w kontekście public relations
§ 4 Odpowiedzialność za przetwarzanie danych
§ 5 Wykorzystywanie i udostępnianie danych i list członków
§ 6 Komunikacja drogą e-mailową
§ 7 Zobowiązanie do zachowania poufności
§ 8 Tworzenie i utrzymywanie stron internetowych
§ 9 Uprawnienia do przetwarzania tylko w kontekście przepisów o ochronie danych
§ 10 Wejście w życie

Preambuła
Akademia Luther e.V przetwarza na wiele sposobów zautomatyzowane dane osobowe (na przykład w kontekście przygotowania i realizacji spotkań, w zakresie administracji członków, public relations Akademii Lutra). Aby zachować zgodność z przepisami unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, aby uniknąć naruszenia ochrony danych i zapewnić jednolite przetwarzanie danych osobowych w ramach Akademii Lutra, Akademia zapewnia sobie następujące przepisy dotyczące ochrony danych.

§ 1
Ogólnie
Akademia Lutra przetwarza dane osobowe, tj. przez członków, uczestników konferencji, uczestników Nagrody Sponsorskiej za badania Lutra, a także pracowników honorowych i ewentualnie pełnoetatowych, zarówno zautomatyzowanych za pomocą programu komputerowego, jak i nie zautomatyzowanych w systemie plików, np. w formie drukowanych list. Ponadto dane osobowe będą publikowane w Internecie i przekazywane i ujawnione osobom trzecim lub stronom trzecim. We wszystkich tych przypadkach wszystkie osoby przetwarzające dane osobowe Akademii Lutra muszą przestrzegać ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych, federalnej ustawy o ochronie danych i niniejszej polityki prywatności.


§ 2
Przetwarzanie danych osobowych członków
(1) Akademia Lutra przetwarza dane różnych kategorii osób. Dla każdej kategorii podmiotu danych na liście czynności przetwarzania tworzony jest pojedynczy arkusz.
(2) W ramach relacji członkowskiej Akademia Lutra przetwarza w szczególności następujące dane członków: tytuł, imię, nazwisko, adres (ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto), płeć, datę urodzenia, datę przystąpienia do Akademii Lutra, numery telefonów i e-mail, jeśli to konieczne, by funkcjonować w Akademii Lutra, w razie potrzeby przynależność do gospodarstwa domowego i rodziny.

§ 3
Przetwarzanie danych w kontekście public relations
(1) W ramach działań public relations dane osobowe mogą być publikowane w publikacjach informacyjnych oraz na stronach internetowych i dystrybuowane do prasy.
(2) Obejmuje to w szczególności dane pochodzące z ogólnie dostępnych źródeł.
(3) Publikacja zdjęć i filmów odbywa się wyłącznie na podstawie zgody przedstawionych osób.
(4) Na stronie internetowej Akademii Lutra publikowane są dane członków zarządu i innych urzędników z tytułem, imieniem, nazwiskiem, funkcją, adresem e-mail i numerem telefonu.

§ 4
Odpowiedzialność za przetwarzanie danych
Odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów o ochronie danych spoczywa na Radzie Nadzorczej zgodnie z § 26 BGB. Funkcjonalnie zadanie jest przydzielane sekretarzowi i urzędowi, o ile statut lub przepisy nie regulują czegoś innego. Zapewniają one, że wykazy czynności przetwarzania są przeprowadzane zgodnie z art. 30 DSGVO i że obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 DSGVO i są odpowiedzialne za odpowiadanie na prośby o informacje od osób, których dane dotyczą.

§ 5
Wykorzystywanie i udostępnianie danych i list członków
(1) Listy członków lub uczestników są udostępniane odpowiednim członkom Akademii Lutra (na przykład członkom zarządu), o ile wymaga tego odpowiednie zadanie. Zakres danych osobowych wykorzystywanych w tym przypadku musi być zgodny z wymogiem gospodarowania danymi.
(2) Dane osobowe członków mogą być wydawane innym członkom Akademii Lutra tylko wtedy, gdy istnieje zgoda osoby, której dane dotyczą, lub jeśli jest to dozwolone na mocy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Korzystanie z list uczestników, które są dystrybuowane na spotkaniach lub przekazywane uczestnikom, lub w których uczestnicy spotkań i innych wydarzeń, na przykład w celu udowodnienia obecności, nie są uważane za taką publikację.
(3) Jeśli członek wiarygodnie twierdzi, że potrzebuje listy członków do celów ustawowych lub ustawowych (np. w celu zażądania zwołania walnego zgromadzenia w ramach wniosku mniejszościowego), komitet wykonawczy powinien dostarczyć kopię listy członków z imieniem, nazwiskiem i adresem jako wydruk lub jako plik dostępny. Członek, który inicjuje petycję mniejszościową, musi wcześniej upewnić się, że dane te zostaną wykorzystane wyłącznie w tym celu i nie będą wykorzystywane do innych celów po tym użyciu.

§ 6
Komunikacja drogą e-mailową
(1) W celu komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej Akademia Lutra może założyć konto e-mailowe Akademii, które może być wykorzystywane w ramach wewnętrznej komunikacji członków Akademii Lutra.
(2) Podczas wysyłania wiadomości e-mail do dużej liczby osób, które nie są ze sobą w stałym kontakcie za pośrednictwem poczty e-mail i / lub których prywatne konta e-mail są używane, adresy e-mail muszą zostać wysłane jako> bcc <.

§ 7
Zobowiązanie do zachowania poufności
Wszyscy honorowi i pełnoetatowi pracownicy Akademii Lutra, którzy zajmują się danymi osobowymi (na przykład członkami Zarządu, pracownikami kierownictwa firmy), muszą zobowiązać się do poufnego przetwarzania danych osobowych.

§ 8
Tworzenie i utrzymywanie stron internetowych
(1) Ustanawianie i utrzymywanie plików w internecie jest obowiązkiem szefa public relations. Zmiany mogą być dokonywane wyłącznie przez szefa public relations, sekretarza i przez Urząd i / lub administratora.
(2) Osoby odpowiedzialne za public relations są odpowiedzialne za przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych w związku z publikacjami online.
(3) Komunikacja za pośrednictwem Facebooka i Twittera wymaga wyraźnej zgody szefa działu public relations. Ta zgoda musi być udokumentowana na piśmie. W przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych i lekceważenia instrukcji kierownika działu public relations, Zarząd może odwołać licencję zgodnie z § 26 BGB. Decyzja rady zgodnie z § 26 BGB jest bezsporna.

§ 9
Uprawnienia do przetwarzania tylko w kontekście przepisów o ochronie danych
Wszyscy honorowi i pełnoetatowi pracownicy Akademii Lutra mogą przetwarzać dane wyłącznie w ramach swoich uprawnień. Nieuprawnione gromadzenie, wykorzystywanie lub ujawnianie danych zabronione.

§ 10
Wejście w życie
Niniejsza polityka prywatności została zatwierdzona przez Walne Zgromadzenie w najwcześniejszym możliwym terminie 26 września 2018 roku. Zostanie on opublikowany na stronie głównej Akademii Lutra.